Questions fréquemment posées

Guide d'Utilisation

1. Procédures d'Adhésion

1.1 Conditions d'Adhésion

• Pour vous inscrire sur notre PORTAL, vous devez avoir déjà collaboré avec MEDKON Lines. Vous pouvez commencer le processus d'inscription que vous soyez un client Corporate ou Individuel. 1.2 Étapes d'Inscription
• Cliquez sur le bouton "S'INSCRIRE" sur la page d'accueil pour ouvrir le formulaire d'inscription.
• Lors de l'inscription, le numéro d'identification fiscale de votre entreprise sera utilisé pour la vérification, veuillez donc vous assurer que toutes les informations sont correctement remplies. 1.3 Informations et Notifications par E-mail
• L'adresse e-mail que vous utilisez sur le formulaire d'inscription sera le canal principal pour toutes les notifications et réinitialisations de mot de passe potentielles. Il est recommandé d'utiliser une adresse e-mail de groupe si possible. 1.4 Approbation de l'Adhésion et Utilisation du PORTAL
• Une fois que vous avez complété les informations requises sur le formulaire, votre demande d'adhésion sera soumise à notre approbation.
• Après le processus d'approbation, vous recevrez un e-mail de confirmation, et avec cet e-mail, vous pourrez commencer à utiliser le PORTAL.

2. Suivi, Informations sur les Voyages, et Communication

2.1 Suivi

• Suivi des Conteneurs : Sur le PORTAL, vous pouvez suivre les conteneurs utilisés dans nos opérations de transport. Cette fonctionnalité vous permet de voir les derniers mouvements des conteneurs. Vous pouvez effectuer le suivi en entrant le numéro BL, le numéro de réservation ou le numéro de conteneur dans le champ approprié. Ces informations vous permettent de vérifier facilement la position actuelle et le statut des conteneurs. 2.2 Informations sur les Voyages
• Requête de Voyage : Les clients peuvent interroger les voyages en entrant les ports de chargement et de déchargement dans l'étape "Informations sur les Voyages" pour recevoir un devis. Cette section liste les voyages disponibles en fonction des informations saisies.
• Détails et Commande de Voyage : Vous pouvez voir les informations détaillées d'un voyage en cliquant dessus parmi les voyages listés. Chaque page de détail de voyage comprend les dates de chargement et de déchargement, le nom du navire, son itinéraire et d'autres informations importantes. Après avoir examiné ces informations, vous pouvez passer une commande pour le voyage concerné. 2.3 Communication
• Informations de Contact : En tant que MEDKON Lines, vous pouvez accéder aux détails de contact de notre bureau principal et de toutes nos agences via le PORTAL. Dans cette section, vous pouvez trouver des informations de contact telles que l'adresse, le numéro de téléphone et l'email, et communiquer directement selon le besoin. Cela vous permet de trouver rapidement le bon canal de communication pour les questions opérationnelles ou générales.

3. Demander un Devis

3.1 Introduction au Processus de Demande de Devis

• Utilisation des Informations de Voyage pour les Demandes de Devis : Pour commencer le processus de demande de devis, utilisez le bouton "Informations sur les Voyages" ou "Demander un Devis" pour sélectionner parmi les voyages et navires planifiés dans la plage de dates spécifiée. Passez à l'étape suivante liée au voyage sélectionné. 3.2 Saisie des Détails du Devis
• Saisie des Détails : Continuez avec votre voyage sélectionné et une fenêtre s'ouvrira où vous devez saisir tous les détails requis avec précision pour recevoir un devis. Ici, vous devez remplir des informations spécifiques telles que le type de cargo, la quantité, le port de destination, etc. 3.3 Soumission et Traitement de la Demande de Devis
• Soumission de la Demande de Devis : Après avoir entré les détails, votre demande de devis sera envoyée à MEDKON Lines, et notre équipe d'experts s'assurera que les données correspondant à votre demande sont correctement saisies.
• Notification et Tarification : Après avoir reçu votre devis, un e-mail de notification vous sera envoyé. Une fois que MEDKON Lines aura tarifé votre devis, vous recevrez une autre notification de devis. 3.4 Suivi de Vos Devis
• Section Mes Devis : Vous pouvez suivre tous vos devis reçus dans la section "MES DEVIS" et accéder à tous leurs détails. Dans cette section, vous pouvez voir des informations sur l'état des devis, les prix proposés, et leurs périodes de validité. Vous pouvez également contacter le personnel concerné pour obtenir des informations supplémentaires ou effectuer des modifications si nécessaire.

4. De la Proposition à la Commande

4.1 Processus d'Approbation de la Proposition

• Traitement de la Proposition : Suite aux procédures de la section 3, le client soumet une demande de devis, et MEDKON Lines effectue la tarification basée sur le devis demandé. Après la tarification, un e-mail d'information est envoyé au client indiquant que le devis est prêt. 4.2 Actions sur le PORTAL
• Réponse à la Proposition : Le client consulte son devis en se connectant au PORTAL et en se rendant à la section "MES DEVIS". Ici, le devis apparaît avec les boutons "APPROUVER" ou "REJETER", permettant au client d'évaluer et de décider du devis. 4.3 Création d'une Réservation
• Approbation de la Proposition : Une fois le devis approuvé par le client, le bouton "CRÉER UNE RÉSERVATION" devient actif sur la même page "MES DEVIS".
• Processus de Réservation : En cliquant sur le bouton "CRÉER UNE RÉSERVATION", le devis est transféré à la section "MES COMMANDES", et MEDKON Lines commence le processus de création de la réservation. 4.4 Achèvement du Processus de Réservation
• Création de la Réservation : Une fois que MEDKON Lines a réussi à créer la réservation, un e-mail de notification est envoyé au client indiquant que le processus est terminé.
• Suivi des Commandes : Le devis, maintenant converti en réservation, commence à apparaître dans la section "MES COMMANDES", et le client peut suivre l'état de sa commande depuis cette zone.

Ces processus permettent aux clients de gérer et de suivre facilement toutes les transactions de devis et de réservation via le PORTAL.

5. Procédures de Commande

5.1 Processus de Création de Réservation

• Demande de Réservation : Après l'approbation du devis, le client initie le processus de création de réservation en cliquant sur le bouton "CRÉER UNE RÉSERVATION" sur le PORTAL. Cette étape enregistre avec succès la demande du client dans le système. 5.2 Création et Notification de la Réservation
• Création de la Réservation : MEDKON Lines traite la réservation selon la demande du client. Lorsque la réservation est créée avec succès, un e-mail d'information intitulé "Votre Commande a été Créée" est envoyé au client. 5.3 Suivi des Commandes
• Menu MES COMMANDES : Les clients peuvent voir toutes leurs commandes et les détails de ces commandes sous le menu "MES COMMANDES" sur le PORTAL.
• Détails des Conteneurs et Vérification de l'État : Une fois que l'emplacement de récupération du conteneur et/ou le numéro du conteneur sont entrés par MEDKON Lines dans le système, les clients peuvent accéder à ces informations sous le menu "MES COMMANDES" et vérifier l'état de l'emplacement de récupération du conteneur ou de l'attribution du conteneur. 5.4 Notification de Chargement et Mise à Jour des Informations
• Réception de la Notification de Chargement (Connaissement) : Une fois les informations sur le conteneur entrées dans le système, le bouton "NOTIFICATION DE CHARGEMENT" devient actif dans la réservation concernée, et les clients peuvent obtenir leurs notifications de chargement via ce bouton.
• Mise à Jour des Informations : À cette étape, les clients peuvent mettre à jour ou modifier leurs informations personnelles ou commerciales. 5.5 Création d'un Connaissement
• Bouton CRÉER UN CONNAISSEMENT : Après la complétion des processus de réservation, le bouton "CRÉER UN CONNAISSEMENT" apparaît à l'écran, et le client peut cliquer sur ce bouton pour passer à la procédure suivante.

Ces étapes assurent une gestion efficace des processus de commande et permettent aux clients de surveiller continuellement l'état de leurs commandes. L'étape suivante détaillera le processus de création d'un connaissement.

6. Étape de Création du Connaissement

6.1 Saisie des Informations du Connaissement

• Entrée des Informations : À cette étape, il est nécessaire de saisir toutes les informations requises pour la création du connaissement de manière précise et complète. Cela garantit que l'expédition est correctement traitée et enregistrée. 6.2 Saisie des Informations Supplémentaires
• Informations Supplémentaires : Si des informations supplémentaires doivent apparaître sur le connaissement pour le pays de destination du fret, elles doivent également être saisies. Ceci est essentiel pour la conformité avec les réglementations du pays de destination. 6.3 Détails des Conteneurs
• Saisie des Détails des Conteneurs : Dans la section "Informations sur les Conteneurs", les détails des conteneurs associés à la commande doivent être saisis. Ces informations sont accessibles et enregistrées via un bouton de détails, facilitant la planification correcte des opérations de chargement et de transport. 6.4 Aperçu de la Facture Provisoire
• Revenus et Dépenses : Sur cet écran, vous pouvez voir tous les revenus et dépenses associés à votre commande sous forme de facture provisoire. Cette fonctionnalité est cruciale pour la gestion des coûts et la budgétisation. 6.5 Génération du PDF du Connaissement
• Génération du PDF : Une fois toutes les informations correctement saisies, vous pouvez générer un PDF du connaissement en utilisant le bouton PDF situé en haut à droite. Ce PDF peut être utilisé à la fois pour l'archivage et l'envoi aux parties concernées. 6.6 Visualisation des Informations Résumées et Récupération du Document
• Résumé et Document : Cet écran vous permet de voir toutes les informations résumées et de télécharger le PDF du connaissement préparé. Cela facilite le suivi facile de vos transactions et la récupération rapide des documents nécessaires.

La complétion de ces étapes finalise le processus de création du connaissement, une partie officielle et légale du processus d'expédition qui fournit de la clarté à toutes les parties impliquées.

7. Rapports et Factures

7.1 Menu Mes Factures

• Visualisation des Factures : Dès votre première inscription sur notre système de portail, vous pouvez visualiser toutes les factures des opérations de transport que vous avez effectuées avec MEDKON Lines du passé à aujourd'hui dans le menu "MES FACTURES". Les factures de tous les nouveaux transports que vous entreprenez continueront également d'apparaître ici. Ce menu vous permet de suivre facilement vos transactions financières passées et actuelles. 7.2 Menu Rapports
• Rapports de Détention et de Surestaries : Dans le menu "RAPPORTS", vous pouvez voir les détails de toute détention ou surestarie qui pourrait s'être produite (si de tels retards se sont produits). Ces rapports aident à gérer les obligations financières supplémentaires et les retards potentiels, vous permettant d'analyser les causes de ces situations et de planifier plus efficacement vos opérations futures.

Ces sections vous permettent de visualiser et de gérer de manière complète les aspects financiers de vos opérations de transport et tout retard opérationnel potentiel, améliorant la transparence de vos processus commerciaux.

8. Line Assist & Services de Support

8.1 Line Assist

• Service de Chat Bot : Notre Chat Bot, nommé "Line Assist", est conçu pour répondre à toutes vos questions. Cet outil d'assistance automatisé a été développé pour accélérer nos processus de service client et vous fournir un soutien ininterrompu en répondant instantanément aux questions fréquemment posées. 8.2 Support Technique et Suggestions
• Canal de Communication : Pour toutes les questions techniques et suggestions concernant notre système de portail, vous pouvez nous contacter à portal.admin@medkonlines.com. Tous les messages envoyés à cette adresse seront examinés par nos équipes et répondus dans les plus brefs délais.

Ces services de support sont conçus pour offrir une expérience utilisateur plus efficace sur notre plateforme et pour être à vos côtés pour toutes questions ou problèmes que vous pourriez avoir.